Manejando un negocio: 7 excelentes herramientas de colaboración para su negocio

Manejando un negocio: 7 excelentes herramientas de colaboración para su negocio

August 4, 2019

Hay una razón por la cual las empresas de Silicon Valley se preocupan tanto por el talento: las mejores ideas de negocios en el mundo no tienen posibilidades de tener éxito sin el equipo adecuado detrás de ellas para ejecutar.

Pero contratar a las personas adecuadas es solo una parte de la historia; Las empresas también necesitan empleados para poder trabajar juntos sin problemas. La colaboración es posiblemente la salsa secreta de las empresas exitosas. Una cultura colaborativa atrae a los mejores miembros del equipo e inspira lo mejor dentro de ellos, y ayuda a un equipo a hacer más en un nivel superior a un ritmo más rápido. Un estudio de la Universidad de Stanford descubrió que las empresas que promueven lugares de trabajo colaborativos tenían cinco veces más probabilidades de tener un alto rendimiento.

Aquí hay siete soluciones para potenciar la colaboración en su organización.

1. Gestión del proyecto: Quire

La buena gestión de proyectos crea una base sólida para una mayor creatividad, mejor mensajería de marca, mayor confianza de los empleados y apoya la innovación operativa. Las tecnologías actuales ayudan a maximizar el rendimiento del equipo del proyecto en todas estas áreas al optimizar el flujo de trabajo y promover la productividad.

Quire es un software colaborativo de gestión de proyectos, una herramienta simple, directa pero poderosa que facilita una buena gestión de proyectos.

Pros: Si bien los equipos pueden perder el control y la concentración mientras abordan infinitas listas de tareas, Quire estimula el flujo de trabajo dinámico al organizar elementos de acción en una lista de tareas anidadas que desglosa las ideas de grandes objetivos a tareas digeribles. Una junta Kanban hace que los miembros del equipo se centren en las tareas cruciales del día y su funcionalidad de visualización facilita la supervisión de las tareas. Los equipos pueden ver las tareas en la vista de lista o en el tablero Kanban, lo que facilita la administración de tareas.

Además de agilizar las listas de tareas, la función de sincronización de Quire ofrece colaboración en tiempo real al permitir que los miembros del equipo trabajen en cualquier momento y en cualquier lugar y sigan el progreso al instante.

Contras: Quire carece de chat privado, lo que limita su uso como una solución de gestión de proyectos completa para algunos equipos. También sería útil para el servicio tener más opciones de tema para la marca personalizada y un diseño visual más personalizado a las necesidades de un equipo determinado.

2. Comunicación: Slack

Desde los negocios habituales hasta la gestión de proyectos especiales, los equipos de inicio deben comunicarse para realizar el trabajo. Cuando eres una startup muy pequeña, solo dos o tres personas, la comunicación ad-hoc puede funcionar. Aún así, nunca es demasiado temprano para ser proactivo y organizar la forma en que su equipo maneja las comunicaciones.

Slack ofrece a los equipos una ubicación única para todas sus necesidades de comunicación.

Pros: Al ofrecer capacidades de mensajería, búsqueda y archivo en tiempo real, la plataforma también se integra con varios servicios externos y aplicaciones de terceros, incluidos MailChimp, Google Drive y Zendesk. Slack también viene con aplicaciones nativas de Android e iOS que permiten a los usuarios acceso móvil a mensajes directos y grupales. Poder acceder a los miembros del equipo desde cualquier lugar, en cualquier momento reduce la necesidad de reuniones y correos electrónicos interminables.

Contras: a veces, la plataforma fomenta la interacción en tiempo real cuando las soluciones más asincrónicas, como el correo electrónico, podrían ser mejores. Si bien Slack ha creado una categoría completamente nueva de software de colaboración, su enfoque como tablero de chat a veces puede crear una urgencia falsa.

3. Financiación colaborativa: CoBudget

Quizás lo más difícil de discutir, inicio o de otra manera, es el dinero. Por lo general, el director financiero lleva la carga de recopilar y validar información de múltiples fuentes. Luego es juntar una hoja de cálculo y aplicar fórmulas y macros para hacer proyecciones.

Sin embargo, la presupuestación puede ser un proceso mucho mejor y más colaborativo. La herramienta en línea de código abierto, CoBudget, convierte la toma de decisiones presupuestarias en una actividad participativa para todos los miembros de una startup.

Pros: funciona como una aplicación de crowdfunding interna que utiliza recursos compartidos. Los miembros pueden proponer ideas para financiación y discutir y mejorar esas ideas antes de que sean aprobadas. Luego, cada miembro puede recibir una parte de los fondos de los recursos compartidos y asignarlos a los proyectos que apoyan la misión y los objetivos de la startup.

Contras: este presupuesto participativo no es adecuado para todos los equipos; a veces, la emisión de presupuestos a todos los miembros de un equipo es demasiado transparente y colegiada.

4. Creación de contenido: Creativity 365

Todos los negocios están en el negocio de los medios ahora. Los clientes quieren negocios que cuenten una historia. E incluso si la narración de historias no es una alta prioridad para una empresa, destacarse entre la competencia sin duda es importante. Eso significa contenido, y mucho.

Pero crear contenido de manera consistente puede ser difícil. Diseñado para producir y cultivar ideas generadas en equipo, Creativity 365 ofrece una amplia gama de soluciones de contenido, ya sea que esté creando videos originales o haciendo presentaciones de marketing interactivas. Hay tantas opciones y capacidades, jugar con ellas invariablemente generará nuevas ideas.

Pros: fácil de usar, toneladas de opciones de creatividad para jugar, y es compatible con iPhone, Android y iPad, así como con máquinas que funcionan en Windows y Mac.

Contras: algunos creativos pueden dudar en usar una plataforma con la que no están familiarizados si han trabajado con plataformas de edición de video más establecidas.

5. Toma de decisiones con crowdsourcing: Loomio

La creatividad no significa nada sin acción, y la acción se alimenta de una toma de decisiones efectiva. La toma de decisiones en colaboración se trata de llegar a la mejor solución posible, y esas no siempre provienen del jefe.

Pros: La aplicación Loomio democratiza la toma de decisiones al mostrar una discusión con deliberación y conclusión presentada de lado a lado. Cualquier desacuerdo se visualiza con un gráfico circular que no se puede ignorar para que las inquietudes se puedan abordar y resolver.

Contras: Si bien esta herramienta les da a todos una voz en las decisiones que los afectan al reconocer el valor y la importancia únicos en cada perspectiva, también brinda una imagen clara de cuándo no se utilizan sus opiniones o ideas.

6. Escribir juntos: Google Docs

Sin dudas, la mejor herramienta para la colaboración de documentos es Google Docs. Esta aplicación gratuita facilita la creación y el intercambio de documentos en tiempo real, ya sea que esos documentos sean notas, hojas de cálculo o presentaciones.

Pros: la aplicación permite a su equipo acceder a documentos desde cualquier lugar y controlar la versión del documento en el que trabaja su equipo. Los colaboradores pueden agregarse y eliminarse a voluntad, y todos los usuarios pueden acceder y editar el mismo documento simultáneamente. Los usuarios también pueden ver quién más está en el documento y hacer cambios.

Contras: Google Docs lucha con la gestión de documentos; carece de etiquetado significativo, lo que ayuda con la búsqueda, y su organización de archivos es particularmente débil. Algunos equipos también evitan Google Docs porque la propiedad del archivo puede convertirse en un problema cuando los miembros del equipo se van.

7. Conocimiento colectivo: ProProfs

Ya sea que su inicio se centre en la mejora interna o la atención al cliente, el conocimiento procesable es clave. Como una plataforma centralizada que recopila, organiza y almacena información, el software de base de conocimiento ProProfs hace que la información sea accesible para todos.

Pros: El software de gestión del conocimiento emplea un enfoque integral para construir y gestionar wikis privados. En solo unos pocos clics, todo lo que los miembros de su equipo necesitan saber está disponible. Las organizaciones también pueden usar ProProfs para desarrollar preguntas frecuentes, manuales y bases de conocimiento de autoservicio para el acceso de los clientes.

Contras: La desventaja de ProProfs es que no siempre juega bien con ciertos sistemas comerciales. Si bien es ideal para equipos internos, querrá verificar su integración con sus sistemas comerciales existentes antes de usarlo con interacciones orientadas al cliente.

El poder de la colaboración.

Para cualquier empresa, ya sea una startup o pilar multinacional, la colaboración es la clave para el crecimiento sostenible y la longevidad. Las conexiones formadas con otros, especialmente entre los miembros del equipo con una visión compartida, ayudarán a que su negocio funcione como lo hacen las corporaciones globales. Gracias a las herramientas y la tecnología modernas, crear estas poderosas conexiones dentro de su organización no tiene que tomar una eternidad. Y no requiere el presupuesto de una corporación global. Eso debería ser una gran motivación para entrar en el espíritu de equipo y ver estas herramientas hoy.

Fuentes: Revista Emprendedor