¿Cuáles son los beneficios de las reuniones virtuales?

¿Cuáles son los beneficios de las reuniones virtuales?

August 5, 2018

¿Está corto de tiempo? ¿Necesita tener esa reunión, pero no puede meter esa hora extra? Las reuniones pueden tomar un gran bocado de su día de trabajo, especialmente si tienen lugar fuera del sitio. Programar a otros para que cubran su trabajo, hacer arreglos de viaje y planear un espacio para acomodar a los asistentes le quita tiempo a otros compromisos que podría estar manejando. Mientras que algunos argumentarán que no hay nada como una reunión cara a cara, las reuniones virtuales pueden quitarle algo de molestia a las reuniones. 

Viajar

El mayor beneficio de una reunión virtual es que niega la necesidad de viajar. En lugar de tomarse tres días de la semana laborales para viajar al extranjero y presentar un informe en otra sucursal de su empresa, puede usar el software de reuniones virtuales para hablar en la cámara web con un micrófono. Solo se necesitan unos instantes para configurar una reunión virtual, en lugar de horas o días de viaje requeridos para las reuniones que se llevan a cabo fuera de la ubicación de la oficina principal. En la mayoría de los casos, las reuniones virtuales también son considerablemente menos costosas que las reuniones fuera de la oficina porque no se requieren costos de viaje.

Reduce Costos

Tener reuniones virtuales ahorra dinero y ayuda a reducir los gastos en su pequeña empresa. Esa es una gran razón para que las pequeñas empresas lo intenten. Ya no existe la necesidad de volar a clientes o personal de alto nivel, alquilar automóviles o desembolsar esa molesta dieta durante su estadía. Este es un gran ahorro para cualquier empresa, pero especialmente para una que recién está despegando.

Ahorra tiempo

En cualquier empresa comercial, como el dinero, el tiempo es esencial. Programar reuniones virtuales es un buen consejo de gestión del tiempo para reducir las horas que de lo contrario dedicaría a coordinar los viajes. Las reuniones virtuales pueden reunirse en cualquier momento y en cualquier lugar, incluso sobre la marcha, en caso de necesidad. Las personas pueden simplemente parar donde sea que estén y encontrar un lugar tranquilo y conectado a la web para hablar. Una vez que se conviertan en una segunda naturaleza, es probable que descubras que tanto tú como tu equipo son más eficientes y productivos.

Preocupaciones espaciales

No todos los negocios tienen una sala lo suficientemente grande como para mantener a todas las personas que desee involucradas en cada reunión. Si está planeando un seminario grande, por ejemplo, puede que tenga que alquilar un espacio con capacidad para 50 personas. Invitar a todos a una reunión virtual en su lugar lo ayudará a ahorrar en el costo de alquilar un espacio grande o tener que colocar a todos en una sala de su área de trabajo.

Involucra a su equipo entero

Nada es peor que tener una reunión donde no todos puedan asistir. Alguien está enfermo, alguien más está viajando, etc. Tener sesiones críticas sin personas clave puede dar como resultado información distorsionada e incluso dañar los sentimientos. Pero una reunión virtual asegura que todo su equipo estará allí, incluso aquellos que trabajan desde su casa. Y puede asegurarse de que su mensaje sea coherente, sabiendo que todos se irán con un entendimiento colectivo de los objetivos y las prioridades. Es un ganar-ganar.

Productividad

Hacer arreglos de viaje reduce la productividad de cada asistente. Como una persona puede asistir a una reunión virtual desde su escritorio, reduce tanto el tiempo como la atención mental que necesita. Esa energía extra se puede volver a poner en funcionamiento, incluida la preparación de presentaciones para la reunión. Un estudio de Cisco sobre reuniones virtuales señala que los empleados están disponibles para otras tareas y reuniones cuando tienen lugar reuniones virtuales, en lugar de reuniones fuera de la oficina.

Oportunidades

No todos pueden tomarse el tiempo para viajar a una reunión. Si organiza una reunión para clientes potenciales, por ejemplo, es probable que más personas asistan si el evento es simple y en línea en lugar de una reunión tradicional más complicada. Una reunión virtual brinda a todos la oportunidad de asistir desde sus escritorios. Puede transmitir video, compartir audio y ver las cámaras web de muchos asistentes a la vez con el software de reunión virtual adecuado. También hay más oportunidades para reuniones cuando las reuniones virtuales son parte de su estructura de trabajo. Puede pedir a los empleados de cuatro oficinas diferentes que se reúnan al día siguiente, en línea; sería mucho más difícil coordinar una reunión rápida en persona.

Pensamientos finales

Aunque hay muchos beneficios para las reuniones virtuales, también hay momentos en los que desea encontrarse cara a cara. Si está tratando de cerrar una venta de alto riesgo o de intentar conseguir un cliente lucrativo, puede invertir los fondos para una reunión personal. Las reuniones virtuales son excelentes para los miembros del personal y los socios comerciales; simplemente no intente reducir demasiado los costos cuando se producen grandes beneficios.
¿Qué otros beneficios de las reuniones virtuales has experimentado de primera mano en tu negocio?

Fuentes: Chron, Collaborative Exchange